החיסיון המקצועי מצד אחד, חובת הדיווח מהצד השני.

01מה יושב אצלכם

לכל עסק יש רשימת לקוחות. אצלכם היא רק ההתחלה.

מה שנמצא בתיק עצמו נמסר לכם מתוך הנחה שאיש מלבדכם לא יראה אותו, ולעיתים קרובות הוא לא קיים בשום מקום אחר בעולם. ארבעה סוגי תיקים הופכים משרד עורכי דין למטרה שונה מכל עסק אחר בגודל שלו.

02המלכודת

לדווח על דליפה, בלי לחשוף שהלקוח בכלל היה לקוח.

החוק מחייב להודיע לרשות להגנת הפרטיות תוך 72 שעות מרגע שנודע לכם על אירוע חמור. במשרד עורכי דין ההודעה הזאת עלולה לחשוף בדיוק את מה שהחיסיון נועד להגן עליו: את עצם קיומו של הייצוג.

לא לדווח זו הפרה של החוק. לדווח זה להשאיר עקבות. שתי הדרכים גרועות, ולכן העבודה האמיתית נמצאת שלב אחד קודם: לא להגיע לאירוע שמחייב דיווח.

03מה החוק דורש

שש דרישות, בשפה של מי שמנהל משרד ולא מערכות.

04איך זה קורה בפועל

כמעט תמיד זה מתחיל בערוץ נוח.

עורך דין שולח ללקוח מסמך מהתיק בוואטסאפ, כי זה מהיר וכי כך כולם עובדים. הלקוח שומר את הקובץ בדרייב האישי שלו. שנה וחצי אחר כך החשבון של הלקוח נפרץ, והמסמך יוצא החוצה יחד עם כל השאר. המשרד לא ידע על זה, כי לא היה שום רישום של מי קיבל את הקובץ ומתי.

האחריות על המידע נשארה אצל המשרד, גם כשהדליפה עצמה קרתה אצל הלקוח. וכשמגיעה השאלה מה בדיוק דלף, בלי רישום אין תשובה, ובלי תשובה קשה מאוד להראות שנקטתם באמצעים סבירים.

החלופה היא לא להפסיק לשתף קבצים, אלא לשתף אותם מתוך מערכת שמתעדת כל שיתוף: מי קיבל, מה קיבל, ומתי. אם משהו בכל זאת יוצא החוצה, יש לכם את המסלול המלא שלו.

05כשהמידע כבר אבד

דליפה היא לא הדרך היחידה לאבד תיק.

כונן שנכשל, שרת שננעל בכופרה, כלומר בתוכנה שנועלת את הקבצים ודורשת תשלום, או קובץ שנמחק בטעות ולא נמצא בגיבוי, מייצרים את אותה תוצאה: חומר של לקוח שאינו זמין ברגע שצריך אותו.

במשרד עורכי דין יש לזה שכבה נוספת. על חומר שעשוי לשמש בהליך צריך יהיה להסתמך גם אחרי השחזור, ולא רק לשחזר אותו. זה אומר לעבוד על עותק ולא על המקור, לתעד מה נעשה ומתי, ולסמן במפורש מה שלא שוחזר במלואו. שחזור מידע לצרכים משפטיים מוסבר בעמוד נפרד, יחד עם מה שקובע מראש אם בכלל יהיה מה לשחזר.

06שאלות נפוצות

שלוש שאלות שחוזרות בכל שיחה עם משרד.